rss

Life-Balance

Home  / Life-Balance  / Zeitmanagement: die Pomodoro Technique

Zeitmanagement: die Pomodoro Technique

Pomodoro Technique – 25 Minuten Zeitmanagement

Die Pomodoro Technique wurde in den 80er Jahren von Francesco Cirillo begründet. „Pomodoro“, das bedeutet auf Italienisch nichts anderes als „Tomate“ und bezieht sich auf die Küchenuhr, die Cirillo seinerzeit als Hilfsmittel für sein Zeitmanagement genutzt hat. Das Prinzip der Pomodoro Technique ist – vereinfacht – schnell erklärt: Am Anfang des Tages schreibt man eine Liste an Aufgaben, die erledigt werden sollen und organisiert sie nach Priorität. Erst dann geht es daran, die To-Do‘s abzuarbeiten und zwar immer in 25-Minuten-Schritten. Ein „Pomodoro“, das sind 25 Minuten konzentriertes Arbeiten ohne Ablenkung oder „nur mal schnell in die Mails gucken“ und anschließend 5 Minuten Pause, in denen wir uns gedanklich von der Arbeit lösen sollen, uns strecken, die Beine vertreten und Tagträumen können. So wird unser Tag in Abschnitte von 30 Minuten (25 Minuten Arbeit + 5 Minuten Pause) eingeteilt. Nach jedem vierten Pomodoro gibt es dann eine längere Pause: 15 bis 30 Minuten Zeit haben wir nun, um etwas zu essen, frische Luft zu schnappen oder dem Kaffee beim Durchlaufen zuzusehen.

Ein To-Do kann aus mehreren Pomodoros bestehen. Haben wir ein Pomodoro lang an einer Aufgabe gearbeitet, markieren wir sie mit einem Kreuz oder Haken oder Herzchen, welches Symbol auch immer uns gefällt. Arbeiten wir dann eine zweite, dritte oder fünfte Pomodoro-Einheit daran, kommen entsprechend viele Kreuzchen hinzu. Ist die Aufgabe beendet, wird sie durchgestrichen. Am Ende des Tages sehen wir dann anhand der Kreuzchen, wie lange wir für die jeweiligen Aufgaben gebraucht haben.

Ablauf: Eine ganz normale Aufgabe

So starten wir ein Pomodoro: Wir überlegen, welches To-Do wir in Angriff nehmen wollen, dann stellen wir einen Wecker, eine Eieruhr oder nutzen eines der vielen, vielen Software-Tools für die Pomodoro-Technik. Sobald der Wecker tickt geht es los: 25 Minuten dürfen wir nichts anderes machen, als an dem ausgewählten To-Do zu arbeiten – keinen Kaffee kochen und auch nicht verträumt aus dem Fenster gucken. Nach 25 Minuten klingelt der Wecker, und nun gilt genauso konsequent: 5 Minuten dürfen wir alles andere machen, nur nicht arbeiten oder uns anders geistig anstrengen. Sobald der Wecker klingelt, bleibt die Arbeitszeit kurz stehen. Und das To-Do, an dem wir gearbeitet haben, bekommt ein „Kreuz“. Nach der Pause geht es mit dem nächsten Pomodoro weiter. Ist ein To-Do beendet, können wir es getrost durchstreichen.

Der Wecker und die damit verbleibende Zeit sollten immer in unserem Blickfeld sein. So können wir ganz schnell sehen, wie viel Zeit wir noch haben.

Die Regel: „A Pomodoro is Indivisible.“(Francesco Cirillo)

Ein Pomodoro ist unteilbar. Das heißt: Wenn wir mit einem To-Do fertig sind, aber der Wecker noch nicht geklingelt hat können wir nicht einfach prokrastinieren und dann ein Kreuzchen zusetzten. Stattdessen nutzen wir die verbleibende Zeit, um das Erledigte zu rekapitulieren. Sind wir schon so früh in einem Pomodoro fertig und haben das Gefühl, ein weiterer Blick lohnt sich nicht, dann bleibt nichts anderes als das Pomodoro abzubrechen – dafür darf dann aber auch kein Kreuz auf unserer To-Do Liste vermerkt werden. Ein halbes Pomodoro gibt es ebenso wenig wie ein Doppeltes. Jedes Pomodoro hat exakt 25 Minuten.

Was kann Pomodoro?

Die Pomodoro Technik soll zunächst einmal motivieren, Ablenkungen vermeiden und dafür sorgen, dass wir uns ganz und gar auf die Aufgabe konzentrieren können. 25 Minuten sind eine kurze Zeit, kurz genug, dass jede Email, jeder Geistesblitz warten kann. Die tickende Uhr motiviert und erinnert uns daran, dass wir entschlossen sind, die Aufgabe anzugehen. 25 Minuten wollen wir wirklich daran arbeiten. Wenn wir trotzdem einen Blick in unsere sozialen Netzwerke werfen, beißt das schlechte Gewissen mehr als üblich. Denn 5 Minuten in einer 25-Minuten-Session wiegen weit mehr als 5 Minuten bei einem achtstündigen Arbeitstag.


Selbst der Kaffee kann warten und für die Toilette ist auch in der 5-minütigen Pause Zeit. 25 Minuten sind kurz genug, um jede Ablenkung nichtig erscheinen zu lassen – und lang genug, um unserer Produktivität einen Schub zu geben.


Die Zwangspausen sorgen dafür, dass wir die Motivation langfristig halten können und unser Gehirn nicht überanstrengen. In diesen Pausen ist Zeit für alles, was wir sonst mal „zwischendrin“ machen, und in der längeren Pause nach jedem vierten Pomodoro ist auch Zeit für einen kleinen Spaziergang und ein leckeres Mittagessen.


Was tun bei Unterbrechungen? Fällt uns gerade etwas ganz Wichtiges und Dringendes ein, können wir das in unserer To-Do Liste notieren – und bei dem bearbeiteten Pomodoro mit einem Apostroph vermerken. Werden wir von Kollegen angesprochen, können wir sie auf später vertrösten, ein neues To-Do für ein Gespräch mit ihnen aufschreiben und auf dem laufenden To-Do die Unterbrechungen mit einem Gedankenstrich notieren. So markieren wir nicht nur die veranschlagten Pomodoros pro To-Do, sondern auch die Anzahl der Unterbrechungen – und haben gleich aufgeschrieben, was eventuell noch zu tun ist.

Damit kommen wir zu den nächsten Leistungen von Pomodoro: Durch die Protokollierung, wie lang jedes To-Do braucht und wie oft wir abgelenkt werden, bekommen wir ein Gefühl dafür, welche Arbeiten besonders viel Zeit kosten – und ob wir während einem Pomodoro noch gerne mit unserem Gedanken abschweifen.

Feintuning

Um das Pomodoro ernsthaft zu nutzen, bietet sich eine ganze Reihe an Möglichkeiten. Für zukünftige Aufgaben kann schon im Vorfeld eine bestimmte Anzahl an Pomodoros veranschlagt werden – und anschließend können wir prüfen, ob wir uns über- oder unterschätzt haben. So verbessert sich die Selbsteinschätzung und wir können realistisch machbare Ziele formulieren – ohne vor Stress und Ärgernis, dass wir nicht genug geschafft haben, in Verzweiflung zu versinken. Oder wir können uns selbst ein Limit setzten: 12 Pomodoros pro Tag für die Arbeit – so haben wir am Ende des Tages auf jeden Fall etwas geleistet und haben trotzdem die wertvolle Freizeit fest im Blick.
Die kleinen Pausen entspannen und motivieren – natürlich sollten wir auf das Klingeln des Weckers nicht so sehnsüchtig warten wie auf das Läuten der Schulglocke. Aber trotzdem: Die portionsweise Lieferung von Arbeit hilft, die Motivation langfristig zu halten, und die genaue Protokollierung dient letzten Endes auch der Selbstkontrolle.

Es hilft sicher auch, einzelne To-Do’s in kleinere Teil-To-Do’s zu zerlegen, ein Bericht vom letzten Firmenevent kann aus mehreren Teilschritten bestehen. Recherche, Schreibprozess, Überarbeitung und Kürzung beispielsweise. So kann auch später die Zeit für die einzelnen Elemente besser abgelesen (Braucht es länger, die Informationen zu sammeln oder die gesammelten Informationen in Reinschrift zu bekommen?) und an Schwachstellen gearbeitet werden. Und natürlich fühlt es sich gut an, To-Dos durchzustreichen oder ein Kreuz dahinter zu setzten und zu wissen: „Nun hab ich wirklich 25 Minuten sinnvoll gearbeitet.“

Ob die Pomodoro Technik einem persönlich liegt, muss man einfach ausprobieren. Letztendlich sind alle Zeitmanagement Techniken auch Typ-Sache und abhängig davon, welche Aufgabe man bearbeiten will. Für einen schnellen und einfachen Überblick, wie lange man an den eigenen To-Do‘s sitzt und als Selbstkontrolle nicht in der Arbeit zu versacken und das Leben zu vergessen scheint Pomodoro allerdings geeignet. 

Im Internet finden sich viele Tools, beispielsweise Browser-Plugins und etliche Smartphone-Apps, die von einfachen „Pomodoro-Weckern“ zu komplexeren Anwendungen mit To-Do Listen reichen.


Wer Pomodoro mal ausprobieren möchte, oder sich einfach weiter informieren will, findet auf der offiziellen Website http://www.pomodorotechnique.com/ viele nützliche Informationen und das Buch von Francesco Cirillo als PDF – leider nur auf Englisch, Chinesisch und Italienisch.

Hinterlasse einen Kommentar